การปรับปรุงกระบวนการควบคุมพัสดุโดยวิธีการออกแบบ กระบวนการใหม่

Inventory Control Process Improvement by Process Redesign Method

  • พจนีย์ อนุศรี
  • สมรวย อภิชาตบุตรพงศ์
  • ไสว ศิริทองถาวร

Abstract

            การวิจัยครั้งนี้เป็นการวิจัยเชิงปฏิบัติการ มีวัตถุประสงค์เพื่อ 1) เพื่อปรับปรุงกระบวนการควบคุม พัสดุ กองพัฒนานักศึกษา สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัย ราชภฏั สวนสุนันทา โดยวิธีการออกแบบกระบวนการใหม่ 2) เพื่อปรับปรุงคู่มือการปฏิบัติงานควบคุมพัสดุ ตาม กระบวนการที่ออกแบบใหม่ และ 3) เพื่อตรวจสอบความ เหมาะสมของกระบวนการควบคุมพัสดุที่ออกแบบใหม่ ผู้ให้ข้อมูลในการวิจัย แบ่งออกเป็น 4 กลุ่ม ดังนี้ 1) บุคลากรกองพัฒนานักศึกษา 2) ผู้บริหารกองพัฒนา นักศึกษา 3) ผู้วิจัย 4) ผู้เชี่ยวชาญด้านการปฏิบัติงาน ควบคุมพัสดุ เครื่องมือที่ใช้ในการวิจัยครั้งนี้ แบ่งเป็น 2 ประเภท ได้แก่ 1) เครื่องมือที่ใช้ในการเก็บรวบรวม ข้อมูล ประกอบด้วย แบบบันทึกความถี่ แบบสัมภาษณ์ แบบบันทึกรายงานการประชุม ตารางวิเคราะห์ กระบวนการ แผนภูมิพาเรโต 2) เครื่องมือที่ใช้ในการ ออกแบบกระบวนการใหม่ ประกอบด้วย ผังกระบวนการ ปฏิบัติงานที่มีคุณภาพ แผนภูมิการไหลของกระบวนการ ดัชนีวัดคุณภาพ
           ผลการวิจัยพบว่าในส่วนของผลการออกแบบ กระบวนการใหม่ ผู้วิจัยได้ออกแบบกระบวนการ ควบคุมพัสดุใหม่ ซึ่งมีดัชนีวัดคุณภาพหลักคือ ร้อยละ ของระดับความพึงพอใจของผู้รับบริการ กระบวนการ ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ดังนี้ ขั้นตอนที่ 1 ขั้นตอนการ จัดเก็บ มีดัชนีชี้วัดคุณภาพ คือ ร้อยละของจำนวนครั้ง ในการค้นหาพัสดุพบภายในระยะเวลา 10 นาที/รายการ มี 4 กิจกรรม ขั้นตอนที่ 2 ขั้นตอนการเบิกจ่ายและ การยืม มีดัชนีชี้วัดคุณภาพ คือ ร้อยละของจำนวนครั้ง ของการดำเนินการเบิกพัสดุภายใน 5 นาที/รายการ มี 7 กจิ กรรม ขัน้ ตอนที่ 3 ขัน้ ตอนการบำรงุ รกั ษา มดี ชั นี ชี้วัดคุณภาพ คือ ร้อยละของจำนวนครั้งที่ได้รับการร้อง เรียนต่อจำนวนครั้งที่ให้บริการทั้งหมดในการให้บริการ ด้านครุภณั ฑ์ มี 6 กิจกรรม และขั้นตอนที่ 4 ขั้นตอนการตรวจสอบ มีดัชนีชี้วัดคุณภาพ คือ ร้อยละของจำนวน รายการครุภัณฑ์ที่ไม่ตรงกับบัญชีรายการครุภัณฑ์ของ หน่วยงาน มี 3 กิจกรรม 
          ส่วนผลการปรับปรุงคู่มือปฏิบัติงาน กระบวนการควบคุมพัสดุ พบว่า ได้ทำการปรับปรุง คู่มือปฏิบัติงานควบคุมพัสดุที่ออกแบบใหม่ เนื้อหา ประกอบด้วย วัตถุประสงค์ ขอบเขตของกระบวนการ คำจำกัดความ หน้าที่ความรับผิดชอบ ขั้นตอนการปฏิบัติ งาน เอกสารอ้างอิง แบบฟอร์ม และ ภาคผนวก และใน ส่วนสุดท้าย ผลการตรวจสอบความเหมาะสมของ กระบวนการ พบว่า ที่ประชุมของผู้เชี่ยวชาญมีมติ เอกฉันท์ให้กระบวนการควบคุมพัสดุมีความเหมาะสม สามารถนำไปใช้ได้ 


Abstract
        This research is an action research. It aims to: 1) improve the inventory control process of the student development division, the presidential office, Suan Sunandha Rajabhat University, by process redesign technique; 2) update the work manual of the renewed inventory control process; 3) review the appropriateness of the redesigned process. The key informants in the research are divided into 4 groups as follows: the division staff, the division management team, the researcher, and the process expert. The research instrument is divided into two categories: 1) data collection tools comprising frequency table, interview form, minutes of meeting, process analysis table, and Pareto diagram; 2) process redesigning tools including quality operating procedures chart (QWP), process flow chart, and key quality indicator (KQI).
       The results, according to the objectives, are reported into 3 parts: process redesign, work manual update, and process appropriateness review results. Results of the process redesign show that a new process comprises of 4 procedures. It includes storing, disbursement and borrowing, maintenance, and checking procedures. The process KQI is percentage of service satisfaction level. The procedures’ KQIs are percentage of number of times using inventory searching time within 10 minutes/ item, percentage of number of times using disbursing within 20 minutes/item, percentage of number of complaints to total number of equipment services, and percentage of number of the equipment items inconsistent with those shown in the registration, respectively. The number of activities in each procedure are 4, 7, 6, and 3 respectively.
         The updated work manual results reviews that a set of renewed manual containing objectives, process scope, definitions, responsibilities, procedures, references, process forms, and appendices. In the results of the process appropriateness examination, the expert meeting has unanimously agreed that the inventory control process is appropriate.

Author Biographies

พจนีย์ อนุศรี

กองพัฒนานักศึกษา สำนักอธิการบดี มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา

สมรวย อภิชาตบุตรพงศ์

กองพัฒนานักศึกษา สำนักอธิการบดี มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา

ไสว ศิริทองถาวร

กองพัฒนานักศึกษา สำนักอธิการบดี มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา

Published
2019-01-21
How to Cite
อนุศรี, พจนีย์; อภิชาตบุตรพงศ์, สมรวย; ศิริทองถาวร, ไสว. การปรับปรุงกระบวนการควบคุมพัสดุโดยวิธีการออกแบบ กระบวนการใหม่. วารสารวิชาการ, [S.l.], v. 4, n. 2, p. 210-220, jan. 2019. Available at: <http://www.ipacific.ac.th/ojs302/index.php/hu/article/view/221>. Date accessed: 20 feb. 2019.